Nota fria: O que é?

O que são notas frias?

Todas as operações, sejam de compra e venda ou de prestação de serviço, devem ser acobertadas pela emissão de uma Nota Fiscal, que hoje é eletrônica (NFe).

Dessa forma, toda movimentação da empresa é registrada, e ao final de cada período as informações são enviadas ao Fisco (Municipal, Estadual ou Federal) e os tributos correspondentes são apurados.

As notas frias, basicamente, são notas falsas, que podem ser emitidas contra o CNPJ da empresa, registrando uma operação que nunca aconteceu ou que não está de acordo com a negociação realizada, por conter valores maiores ou menores.

Também podem ser emitidas por um CNPJ falso, que não tenha a devida inscrição no órgão competente ou, caso tenha, não possui movimentação real. O que se observa na prática é que essas notas falsas são geralmente emitidas para recompor o estoque ou ainda para acobertar uma mercadoria que foi comercializada sem a emissão da devida NFe.

Infelizmente, muitos empresários de boa-fé acabam tendo ciência dessas operações irregulares apenas quando o fisco bate à porta, quando já pode ser tarde demais.

Mas como identificar uma nota fiscal fria?

Você já percebeu que o assunto merece cuidado e que pode ser bastante prejudicial. Por isso, saber como identificar é um conhecimento extremamente relevante para evitar prejuízos.

Prevenção é tudo! Por isso, assim que qualquer nota fiscal for recebida por sua empresa, é importante analisar se o DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) enviado realmente corresponde ao que foi adquirido ou contratado.

Verifique o nome do emitente, o seu CNPJ, inscrição estadual, descrição dos produtos ou serviços, as quantidades e os valores envolvidos. Confira se tudo está de acordo com aquilo que foi combinado.

Outra forma de checar, bastante segura, é verificar a validade da chave de acesso da nota fiscal, normalmente localizada no canto superior direito da nota, no site oficial da Secretaria da Fazenda identificando se a nota foi homologada pela receita e se seu status está como “Autorizada”

E, claro, é importante que, você empresário, esteja ciente dessas informações, mas a alternativa mais prática, segura e eficiente é contar com o auxílio do serviço de uma boa assessoria de contabilidade.

E o que fazer ao identificar notas fiscais frias?

Se sua empresa for prejudicada e receber uma nota fiscal fria, existe um procedimento bastante simples, chamado manifesto de notas fiscais. É um processo no qual você confirma ou não o recebimento de uma nota fiscal emitida contra seu CNPJ na Secretaria da Fazenda.

Por meio do manifesto, no portal da Nota Fiscal Eletrônica, você pode sinalizar que a operação não foi realizada ou que a desconhece. Esse procedimento vai resguardá-lo de pagar tributos decorrentes desse documento.

E, claro, dependendo da gravidade do golpe, além de se resguardar para não pagar os impostos relativos ao documento falso, faça um boletim de ocorrência na polícia. Assim, você colabora para que esse crime seja combatido.

Por que empresas emitem notas frias, mesmo sendo ilegal?

Para as empresas corretas, às vezes, é difícil compreender o que levaria à emissão de nota fiscal falsa, não é mesmo?

Pois, a emissão de notas frias, em geral, é acompanhada por um esquema criminoso sofisticado.  Muitos deles são projetados para transferir créditos ilegais de ICMS e sonegar tributos federais, como o IPI (Imposto sobre produtos industrializados)  e o IRPJ (Imposto de Renda Pessoa Jurídica).

Outros, ainda, existem para repassar propinas: empreiteiras, empresas de consultoria e negócios de fachada em nome de “laranjas” emitem essas notas falsas para justificar o envio de um dinheiro que, na verdade, é suborno. Em muitos casos, o serviço nunca foi prestado ou o produto não existe.

Notas frias também podem ser usadas para acompanhar esquemas de roubo. Uma empresa OU envia mercadorias para o local Y, mas emite a nota fiscal em nome da destinatária Z. Se a empresa Y não agir prontamente, pode ter de pagar multa e prestar contas à Receita, mesmo não sendo beneficiária do esquema.

Quanto dinheiro é movimentado com notas frias?

É difícil fazer uma estimativa, por um motivo óbvio: notas frias operam na clandestinidade e não existe uma contabilidade confiável delas.

Mas é possível ter alguma ideia baseando-se em operações das autoridades. Em março de 2016, a Secretaria da Fazenda do Estado de São Paulo deflagrou a operação Quebra Gelo, para apurar a possível emissão de “notas frias” na capital paulista, em valores que poderiam somar R$ 124 milhões. No ano seguinte, de novo em março, realizou nova fase da operação. Dessa vez, as operações suspeitas passavam dos R$ 400 milhões. Atenção: essas operações específicas foram realizadas apenas na capital, e não no estado como um todo!

Em maio de 2018, a Receita Federal havia instalado 298 procedimentos fiscais contra empresas citadas nos acordos de colaboração premiada de executivos e acionistas do Grupo J&F (dono da JBS). Uma única empresa, a Rico Táxi Aéreo, foi citada como tendo emitido R$ 6 milhões em notas frias usadas para repassar propina.

Portanto, o valor que circula em notas frias anualmente no Brasil atinge seguramente a casa dos bilhões de reais.

Como se precaver contra as Notas Frias?

A melhor solução é um serviço online de gestão fiscal, como o da ConexãoNF-e. Esse tipo de programa captura e armazena da SEFAZ as notas fiscais contra o CNPJ da empresa e todos os Conhecimentos de Transporte (CT-e) nos quais ela está envolvida.

Isso garante conhecimento sobre quaisquer documentos fiscais, possibilitando que sejam feitas manifestações sobre as notas, como quando uma nota não está correta ou é fria. Ao informar à SEFAZ que existe algum problema, sua empresa se protege juridicamente das consequências da nota fria, já que demonstra que não é beneficiária de nenhum esquema.