Custo do funcionário – Aprenda a calcular!

Sua empresa cresceu e você precisa contratar mais funcionários? Não se assuste com a multiplicação dos números envolvidos. O custo de um funcionário é um processo de cálculo que engloba gastos como salário, pagamento de décimo terceiro, transporte, horas extras e muito mais.

O que é custo do funcionário?

O custo do funcionário é um tema recorrente entre os profissionais de Recursos Humanos e gestores. Trata-se de um cálculo sobre o quanto um colaborador causa de gastos às empresas. A empresa deve remunerar o profissional por seus serviços, o que é natural, mas há outras obrigações contratuais que devem ser colocadas em perspectiva. Desta forma, o custo do funcionário envolve tributos e taxas, além de despesas que não inclui apenas o salário.

Saber qual o custo do seu funcionário permite otimizar os recursos do negócio, planejar estratégias e mensurar os retornos dos investimentos realizados pela empresa. É indispensável e deve ser alinhado com o setor de Contabilidade do seu negócio.

Além do salário do colaborador, o custo do funcionário é composto por tributos e impostos, contribuições sindicais, parcelas trabalhistas e outros elementos obrigatórios. Ou seja, vale acrescentar estes custos em seu cálculo:

Salário mensal;
Recolhimentos ao INSS;
Fundo de Garantia por Tempo de Serviço;
Impostos e taxas de acordo com o regime tributário;
Adicional de férias (1/3);
Décimo terceiro salário;
Seguro Acidente de Trabalho;
Provisões para eventual rescisão;
Outros custos conforme o negócio.

Os valores acima são obrigatórios, mas há outras despesas não obrigatórias que podem ser adicionadas ao custo do funcionário:

Despesas com treinamento e capacitação;
Seguro de vida;
Plano de saúde;
Ajuda de custo em estudo;
Plano odontológico;
Auxílio alimentação;
Outros benefícios espontâneos.

Vantagens em calcular o custo de um funcionário

Há várias vantagens em entender e criar estratégias para calcular o custo do funcionário, além das necessidades de garantir o que é obrigatório ao profissional:

A empresa pode criar estratégias de médio e longo prazos.
É possível cortar gastos desnecessários, otimizando os investimentos;
A empresa pode investir melhor o dinheiro, como em caso de treinamentos on-line em lugar dos presenciais, etc.;
Gera um alinhamento entre RH e outros setores do negócio;
É possível manter a sua empresa mais organizada e com total controle de seus processos e de seus recursos.
Evita gastos excessivos com multas e penalidades jurídicas trabalhistas, que podem ser muito pesadas ao orçamento da empresa.
Entre outras vantagens.

Como calcular o custo de um funcionário?

Para calcular esse tipo de custo, é necessário saber exatamente quais são os encargos atrelados ao salário de cada funcionário. Tais encargos e respectivas alíquotas variam conforme o modelo tributário da empresa. Observe!

Cálculo do custo com base no Simples Nacional

No que se refere ao modelo do Simples Nacional, é importante notar a oscilação das alíquotas decorrente da especificidade do nicho de atuação da empresa.

Imagine que um determinado funcionário recebe um salário de R$ 2 mil. Nessa situação hipotética, as alíquotas e encargos serão os seguintes:

FGTS (mensal) — R$ 160,00, com base em uma alíquota de 8%;
FGTS (anual, considerando um 1/3 de férias e 13º salário) — R$ 2.114,13, com base em uma alíquota de 8%;
1/3 sobre férias — R$ 606,67;
13º salário — R$ 1.820,00 mil;
INSS (mensal) — R$ 180,00, com base em uma alíquota de 8%;
Vale transporte (mensal) — R$ 120,00, com base em uma alíquota de 6%.
Há ainda o gasto da provisão mensal. Nesse caso, primeiramente basta somar o 1/3 sobre as férias com o 13º salário mais 8% de FGTS sobre essa soma. Por fim, o total deve ser dividido por 12. Ao considerar o exemplo, a provisão mensal seria de R$ 218,40.

Desse modo, o custo total do funcionário seria de R$ 2.378,40. Vale ainda frisar que a empresa do exemplo está inserida nos três primeiros anexos da tributação do Simples Nacional.

Cálculo do custo com base no Lucro Real ou Presumido

Já as empresas que utilizem o Lucro Real ou Presumido podem seguir as alíquotas aplicadas àquelas organizações enquadradas no anexo IV do Simples Nacional. No entanto, há o acréscimo da chamada alíquota de terceiros, além de alguns encargos desconsiderados para as empresas de pequeno porte. Lembre-se que as empresas desses dois regimes tributários são aquelas que faturam mais de 3,6 milhões por ano.

Como controlar o custo dos funcionários?

Para controlar o custo gerado pelos colaboradores, algumas medidas simples são bem eficazes. Uma delas consiste em evitar, ao máximo, os gastos relacionados com as horas extras.

Outra ação bem-vinda é a contratação de funcionários mais experientes e que, portanto, podem agregar valor à empresa em um período relativamente curto. Lembre-se que funcionários acima da média produzem muito mais.

Os valores atrelados ao custo de um funcionário não deixam dúvida: o gasto é consideravelmente elevado. Diante disso, é preciso adotar um conjunto de medidas efetivas, a fim de preservar a saúde financeira do negócio.