Fraude contábil: O que é e como identificar dentro da empresa?

As fraudes contábeis podem resultar de aplicação inadequada das normas previstas para o registro e acompanhamento dos eventos e transações da empresa. Em geral, estes erros intencionais têm por objetivo de reduzir o pagamento de impostos ou mesmo de desviar recursos para fins pessoais, por exemplo.

Existe uma teoria denominada “O Triângulo de Fraudes”, desenvolvida por Donald Cressey em 1953, sobre a causa das fraudes corporativas. Esta teoria baseia-se na tese de que a existência de fraude é condicionada pela existência conjunto de três dimensões: pressão, oportunidade e racionalização.

A hipótese formulada por Cressey considera a possibilidade de que indivíduos que ocupam cargos de confiança tornam-se fraudadores, quando se veem com um problema financeiro não compartilhado (pressão ou motivação), e estão cientes que podem resolvê-lo secretamente, através da violação do cargo de confiança (oportunidade).

A oportunidade pressupõe que os fraudadores têm o conhecimento e a oportunidade para cometer a fraude. A racionalização é o processo em que um fraudador classifica o ato de cometer uma fraude como algo aceitável e justificável, tendo em vista a solução de seu problema não compartilhado. Por exemplo, o fraudador pode pensar: “depois de tudo que fiz por esta empresa, eu mereço este prêmio”.

A qualidade dos controles internos e a qualidade das ações da administração quando uma fraude é identificada são fundamentais para que o ambiente da empresa seja um ambiente que não incentive a fraude. Pensar que “uma fraude sempre pode ocorrer”, ao invés de “isso nunca vai acontecer comigo por meus controles serem bons” é a melhor atitude para melhorar os controles continuamente e, consequentemente, minimizar o risco de fraude.

Nos processos de auditoria, identificamos situações que são mais vulneráveis à ocorrência de fraude. Conhecer essas situações e saber como evitá-las é indispensável para evitar prejuízos para o negócio. Também é uma forma de melhorar a lucratividade e de prevenir problemas, até mesmo, com a fiscalização, já que tais situações podem resultar envio de declarações erradas e multas.

Pensando nisso, veja quais são as 5 fraudes contábeis mais comuns e entenda como evitar cada uma delas.

1. Caixa flutuante

O caixa flutuante não é, a princípio, uma fraude. Trata-se de um mecanismo contábil válido, que envolve a entrada e a saída de recursos em dinheiro. Essa é uma espécie de “subdivisão” do caixa pequeno, uma parte do caixa da empresa destinada ao pagamento de despesas menores. Os valores seguem para filiais ou departamentos e atendem a necessidades específicas para o funcionamento das operações locais.

O problema é que o controle pode se tornar difícil, ainda mais em grandes empresas que movimentam valores significativos. Com isso, favorecer o surgimento de oportunidades para ocorrerem fraudes diversas, incluindo o reembolso de valores não adequados, ou seja, desvios de recursos da empresa para benefício pessoal do fraudador.

Uma das formas de evitar o problema é com a conciliação bancária e a avaliação dos comprovantes de recebimentos e pagamentos. A partir disso, é possível analisar se as movimentações são legítimas e estão no planejamento ou orçamento da empresa.

2. Fundo fixo

Outra divisão do caixa pequeno, é o fundo fixo. Nesse caso, há um valor específico, que deve ser usado para cobrir as despesas do setor ou da filial.

Em uma observação inicial, não há grandes problemas porque o pagamento só acontece mediante a apresentação dos comprovantes de gastos. Entretanto, cupons fiscais, notas e outros documentos podem estar adulterados — inclusive, mediante parceria com empresas e prestadores de serviço.

Uma das formas de coibir essa situação é mediante a análise criteriosa de documentos e comparação com valores de referência. Também é interessante utilizar recursos que favorecem o controle de contas, como parcerias com empresas específicas ou limitação de valores para certos gastos (como alimentação).

Dependendo do caso, vale a pena fazer uma fiscalização quanto ao uso de materiais, adquiridos. É possível verificar o uso de peças de informática, suprimentos de escritório e outros acessórios para ter a certeza de que as compras não sofreram desvios de finalidade (como para uso pessoal).

3. Falsificação de registro de compras

O setor de compras é uma das áreas mais geram oportunidades para realização de fraudes. Especialmente se houver uma grande movimentação de pedidos, os fraudadores aproveitam a situação para realizar transações escusas.

A situação mais comum é o superfaturamento de uma compra. Isso costuma ser feito com o uso de notas frias, que indicam um pedido de valor maior do que o preço efetivo do produto ou serviço. Por isso, é comum que outras empresas e prestadores de serviços estejam envolvidos nessa prática.

Outra possibilidade é o que chamamos conluio, que envolve um pedido legítimo, mas que é mais caro do que deveria por existir um acordo entre o profissional responsável pela compra e o vendedor daquele produto ou serviço. Nesse caso, o valor do pedido realmente é o preço apresentado na nota fiscal emitida. No entanto, o vendedor repassa parte desse dinheiro para o responsável de compras, como uma espécie de comissão. Com isso, a empresa sai perdendo porque pagou mais que o necessário. Muitos escândalos corporativos envolvem este tipo de fraude.

O melhor jeito de coibir essa prática é com o reforço do acompanhamento de informações sobre todos os pedidos. Convém fazer o registro de orçamentos, com a comparação entre preço e qualidade, por exemplo. Assim, é possível saber se uma compra foi mais cara que o normal, sem haver uma justificativa para tanto. Outra forma de evitar este tipo de fraude é fazer cotações com fornecedores diferentes dos usuais, trocar os funcionários de função e departamento. Além dos funcionários, serem motivados ao conhecerem novas áreas, eles podem melhorar seus desempenhos, por conhecer e entender a empresa na totalidade.

4. Uso de cartões corporativos

Os cartões corporativos passaram a ser adotados com a ideia de favorecer o controle e até automatizar o cuidado com as contas. No entanto, o uso dessa forma de pagamento também incentiva a ocorrência de algumas fraudes bem comuns.

Um caso recorrente consiste no uso do cartão para cobrir despesas pessoais ou gastos não previstos, ou autorizados. É o caso do funcionário que paga um almoço no cartão com fins particulares e afirma que foi o encontro com um cliente. Ou a situação em que o colaborador pede serviços complementares no hotel e afirma ter sido apenas o preço da hospedagem.

Nesses casos, a melhor forma de coibir consiste em criar uma política clara e com regras específicas para todos os casos. Também pode valer a pena definir valores fixos, como um gasto máximo por mês ou em determinada situação.

Essa fraude também pode ser complementada por outras técnicas. O superfaturamento de notas é um exemplo e acontece quando o funcionário consome ou adquire algo, mas o cupom é emitido com um valor maior. Inclusive, alguns negócios oferecem essa postura antiética já no momento da emissão. Dependendo do volume das despesas, estes valores podem ser tornar significativos e fazer diferença para o negócio.

Assim como no caso de outras fraudes, o controle e a conciliação bancária são as melhores soluções. Em caso de valores acima do normal, pode ser o caso de convocar o colaborador para dar explicações.

5. Reembolso de viagens corporativas

A política de reembolso é outra fonte de fraudes contábeis bem comuns. No caso das viagens corporativas, em especial, há diversas possibilidades que fazem com que a empresa tenha que pagar mais que o necessário.

Isso acontece, por exemplo, quando o funcionário adquire uma passagem na classe executiva, mesmo sem autorização. Como justificativa, diz que não havia lugares disponíveis. Considerando que a viagem era indispensável, não houve outra saída. Com isso, a empresa paga bem mais do que desejaria ou teria que fazer.

Também é comum ver casos em que o funcionário apresenta notas superfaturadas ou, mesmo, afirma ter perdido os cupons e recibos. Como consequência, diz que tem direito a um reembolso maior que o valor adequado.

Nesse sentido, o ponto da partida é instituir uma política clara de reembolso, com obrigatoriedade de apresentação dos recibos e até a sua digitalização. Também pode ser interessante fazer parcerias com empresas (como cooperativas de táxi e hotéis) nos destinos, de modo a melhorar o controle e evitar problemas.

As fraudes contábeis são prejudiciais em diversos níveis para a empresa por isso, devem ser evitadas. Para lidar com a situação, o melhor é organizar os processos, aumentar a visibilidade e usar a tecnologia para garantir o melhor controle.