O que é aging list e qual a importância de analisar esse relatório?

Revisar seu relatório de vencimento de contas a receber e contas a pagar pelo menos uma vez por mês — e de preferência com mais frequência — pode auxiliar na garantia de que seus clientes e fornecedores estejam em dia na sua empresa.

Assim, fica mais fácil tomar as medidas necessárias para otimizar as finanças do negócio. Você sabe o que é aging list?

Aging list é uma listagem de “envelhecimento” de contas da organização. É possível aplicá-lo nas contas a pagar e a receber, incidindo na saúde financeira da empresa — além de fornecer indicadores significativos.

Com ele, quando as contas são divididas em grupos menores, é possível compreender o perfil de clientes, possíveis churns — índice que mede a taxa de cancelamento — e outros.

O que é o relatório aging list?

O termo aging list pode ser definido como um relatório em uma empresa sobre títulos a pagar e/ou receber. As informações deste relatório são exibidas em forma de tabela, permitindo ao usuário uma análise mais simples e rápida sobre o saldo financeiro.

Aging list é um instrumento de gestão financeira que faz uma análise profunda de cada cliente — gastos, recursos utilizados, entre outros. Com isso, é possível ter mais controle na gestão do fluxo de caixa da empresa.

Traduzido como “lista de envelhecimento”, o termo em inglês auxilia que o gestor tome boas decisões no que diz respeito ao negócio.

Como a aging list permite uma análise periódica das contas a pagar e a receber?

Confira abaixo como esse relatório pode ser valioso para a saúde financeira do empreendimento.

Identificação de falhas

Com a aging list é possível identificar quaisquer mudanças recentes e dificuldades nas contas a receber. Isso pode fornecer as respostas necessárias para proteger sua empresa contra problemas de fluxo de caixa.

O fato é que ele oferece a oportunidade de identificar problemas potenciais rapidamente, para você poder tomar medidas para resolvê-los.

Aumento da eficiência

A revisão regular desse relatório dá a você a oportunidade de monitorar despesas, supervisionar pagamentos, identificar possíveis pontos problemáticos com antecedência e áreas em que você pode implementar novas estratégias e otimizar o fluxo de caixa da organização.

Além disso, a separação por tempo de atraso e valores das dívidas permite dar início a estratégias de relacionamento com os clientes após uma cobrança eficiente que crie oportunidades de negócios futuramente.

Fornecimento de informações relevantes

A aging list pode fornecer as informações contábeis necessárias para que você desenvolva e implemente estratégias que melhorem a situação do fluxo de caixa de sua empresa.

Por exemplo, você pode escolher tentar negociar melhores termos com seus fornecedores, solicitando um desconto para pagamento imediato ou uma data de vencimento estendida.

Melhora da tomada de decisão

O relatório contendo o vencimento de credores/contas a pagar auxilia no planejamento de como a empresa vai desembolsar, com o fluxo de fundos disponível, todas as compras feitas por uma empresa de fornecedores regulares como crédito.

Grande parte das empresas faz acordos com os fornecedores para pagar por serviços e materiais em 30, 60, 90 ou 120 dias depois do recebimento, de modo que a empresa tenha tempo de ganhar dinheiro com as entradas antes do vencimento do pagamento.

Conseguir controlar quando uma fatura será paga possibilita que a empresa gerencie seu fluxo de caixa. O relatório com o vencimento de contas a pagar lista todas as contas que estão pendentes e a data de quando as faturas devem ser pagas conforme os termos de crédito existentes.

Com esses dados, uma organização pode optar por quais contas podem ser quitadas no vencimento, conforme a quantidade de dinheiro que a empresa possui em mãos, e quais contas ela pode talvez pagar com certo atraso.

Medição do nível de inadimplência

A aging list também é utilizado como uma ferramenta para estimar dívidas inadimplentes potenciais, sendo então usadas para revisar a provisão para devedores duvidosos.

A metodologia comumente utilizada para fazer isso é proceder à porcentagem histórica dos montantes da fatura em cada intervalo de datas que, muitas vezes, vira uma dívida inadimplente, e utilizar essas porcentagens nos totais das contas com vencimento mais recente.

Como fazer uma aging list de maneira eficiente?

A exemplo do fluxo de caixa, a aging list pode ter um formato de planilha eletrônica, com o uso de fórmulas prontas e tabelas dinâmicas. A definição dos campos presentes nas tabelas é um ponto-chave para ela ser eficiente. Entre os principais dados, devem estar presentes:

identificação do fornecedor ou cliente;
data de pagamento ou vencimento;
divisão por despesas e receitas;
divisão em grupos (com vencimento por dia, como em 15 ou 30 dias);
situação do cliente;
tipo de duplicata e situação.

Além de identificar os campos necessários para a configuração da aging list, é importante pensar qual será o meio de controle das informações. Alguns gestores gostam de planilhas, outros preferem um sistema ERP.

O importante é que a forma de trabalho escolhida permita gerar relatórios esclarecedores e fáceis de entender. Além disso, toda e qualquer operação repetitiva que possa ser automatizada deve ser deixada para os sistemas.

A automação parece algo muito distante da vida das empresas de pequeno porte, mas hoje já existem recursos disponíveis no mercado voltados para esse público. Vale a pena pesquisar!

Por fim, vale lembrar que o corte temporal de 30 dias é um padrão usual, mas não necessariamente obrigatório. O acompanhamento de períodos mais curtos é muito útil para empresas com alto nível de inadimplência, e o administrador é sempre a melhor pessoa para dizer qual é o corte temporal adequado para a empresa.