Departamento pessoal: o que é e como funciona a rotina diária em uma empresa?
O departamento pessoal é um setor da empresa com várias tarefas e obrigações relacionadas aos funcionários, desde a admissão, férias, décimo terceiro, licenças, horário, entre outros. Toda parte burocrática relacionada aos funcionários é de cuidado do departamento pessoal, então é de extrema importância entender como funciona, para fazer a organização desse setor.
O que é departamento pessoal?
O DP, ou Departamento Pessoal, é uma área técnica especializada na gestão dos funcionários de uma empresa. São atribuições do Departamento Pessoal gerenciar a folha de pagamento, admissões e demissões, eSocial, férias, benefícios, atestados e afastamentos, registro de ponto e passivos trabalhistas.
Ou seja, o setor está encarregado principalmente das questões burocráticas e trabalhistas relacionadas aos colaboradores, garantindo a correta emissão e gerenciamento de documentos. Dessa forma, há mais agilidade e eficiência no controle desses fatores. Além disso, ele é fundamental para o cumprimento das normas trabalhistas.
Assim, o departamento pessoal, necessariamente, faz parte da estrutura organizacional da empresa e precisa ser gerido com precisão e seriedade. Isso significa que empresas que negligenciam esse setor ou o “empurram com a barriga” estão propensas a graves problemas jurídicos.
Finalmente, esse é um setor que gerencia a parte técnica do seu quadro de pessoal desde a admissão, passando pelo correto controle de remunerações, assiduidade, pontualidade, até a demissão. Outras atividades importantes realizadas pelo DP consistem em emitir relatórios que permitem ao RH explorar índices de rotatividade (turnover) e absenteísmo.
Função do departamento pessoal: qual é a função do DP e importância
O Departamento Pessoal é um dos setores que integram a estrutura organizacional de uma empresa. E tem a importante missão de lidar com grande parte da burocracia da instituição. Entretanto, para alguns gestores, a função do Departamento Pessoal e a sua importância nos resultados de uma empresa ainda não são tão nítidos.
O que é um grande equívoco, dada a relevância desse setor ao agilizar o processo burocrático e manter a organização na lei.
O DP, forma coloquial usada para se referir ao departamento pessoal, é o órgão responsável por garantir que a empresa está seguindo, devidamente, as leis trabalhistas. Todas as obrigações financeiras e fiscais que tenham relação com colaboradores transitam por este setor.
Logo, as atividades do DP ajudam a evitar o pagamento de multas e assegurar que os direitos e os deveres dos colaboradores estão sendo devidamente cumpridos. Também é função do departamento pessoal resolver casos de ação movida por ex-funcionários, quando relacionado às questões financeiras.
O que é de responsabilidade do Departamento Pessoal?
- Admissão;
- Atualização cadastral;
- Cálculo de rescisão;
- Concessão de licenças;
- Afastamentos;
- Férias;
- Controle de ponto;
- Benefícios;
- Declarações acessórias;
- Cálculo de folha;
- 13°, entre outros.
Existem empresas que optam por contratar funcionários para atuar na parte de processos de admissão pessoal, manutenção pessoal e desligamento pessoa de forma específica.
Mas já existem outras que executam todo esse processo através de uma terceirização de serviço, contratando escritórios contábeis, consultorias, profissionais autônomos.
Como organizar o departamento pessoal?
O departamento pessoal está passando por transformação, deixando de ser apenas um departamento operacional e se tornando cada vez mais estratégico, com isso auxiliando na direção da tomada de decisão.
Portanto, é importante definir as rotinas, além de utilizar da tecnologia ao nosso favor. O sistema Omie tem dentro do seu programa de gestão uma ferramenta que pode te auxiliar a estruturar e otimizar os processos.
1 — Identifique as prioridades
Liste todas as rotinas do departamento pessoal e pondere sobre quais seriam as prioridades. Você pode definir as atividades em urgentes e importantes.
2 — Mapeie o seu processo
Escreva todas as rotinas e quais são as etapas para que as demandas sejam cumpridas, por exemplo: admissão, o que deve solicitar ao trabalhador, quais documentos emitir, qual prazo para enviar ao eSocial, e em quanto tempo deverá ser concluído.
3 — Delegue as tarefas
Redistribua as funções na equipe, considerando as mudanças trazidas pela tecnologia de gestão. A tendência é que com tanta mudança no departamento pessoal algumas atividades não existam mais, gerando a necessidade de redistribuir funções.
4 — Faça indicadores de desempenho
Mensure o desempenho das rotinas para entender os efeitos das intervenções realizadas e, assim, analisar a necessidade de novas mudanças. Entre as estatísticas mais importantes, estão os custos, tempo para concluir tarefas, satisfação com o atendimento e número de horas extras realizadas no departamento.
Crie um plano de ação para o seu departamento pessoal se adequar às novas estruturas, para isso, a técnica 5w2h será importante porque descreve adequadamente as intervenções.
- O que fazer?
- Por que fazer?
- Onde fazer?
- Quando fazer?
- Como fazer?
- Quem fará?
- Quanto custa?
Agora que você já sabe o que é departamento pessoal, vale saber que seguindo esses passos você não terá dificuldade para colocar suas sugestões em prática e organizar sua rotina. Tenha menos processos burocráticos e aumente sua eficiência!
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