Invoice: tudo o que você precisa saber sobre essa fatura!

Já pensou em receber em moeda estrangeira pelo seu trabalho? Com a desvalorização do Real em relação a moedas como dólar, libra e euro, essa é uma alternativa interessante para brasileiros que dominam outras línguas e querem potencializar os seus ganhos.

Mas, assim como na prestação de serviços no território nacional, é preciso conhecer todas as suas obrigações para não deixar de cumprir nenhuma regra ou lei. A invoice é uma das obrigações de quem presta ou contrata serviços no exterior e, neste conteúdo, você saberá mais sobre ela.

Continue lendo para descobrir como realizar uma fatura invoice, quando ela é necessária e quais são os custos envolvidos.

O que é uma invoice?

A tradução de invoice é nota fiscal ou fatura. É o documento usado para faturar serviços prestados ou contratados, e produtos comprados ou vendidos no exterior. A proforma invoice é fornecida por aquele que presta o serviço ou vende o produto.

Na invoice estão a descrição do produto ou serviço, a quantidade, o preço e forma de pagamento, por exemplo. Se você está comprando um produto ou contratando um serviço no exterior, a invoice estará na língua do país de origem.

Proforma Invoice é um documento importante para quem lida com comércio exterior – seja exportação de produtos, seja de serviços. Neste artigo você entenderá o que é a Proforma Invoice e quando ela é usada.

A Proforma Invoice, ou Fatura Proforma, é um documento que registra e formaliza uma intenção de compra e venda. O documento é utilizado apenas para caráter informativo, como se fosse um orçamento ou uma proposta de negociação.

Por não ter caráter fiscal ou oficial, a Proforma Invoice pode ser aprovada ou reprovada pelo importador. Isso quer dizer que ao gerar tal documento, o emissor estará apenas enviando um comunicado e não uma ordem de cobrança.

A Proforma Invoice, assim como outros processos burocráticos acabam gerando dúvidas. Neste artigo, você entenderá melhor sobre esse documento.

O que significa invoice? Qual a tradução?

Invoice, na tradução, significa nota fiscal ou fatura. Ou seja, ela nada mais é do que uma fatura de pagamento que serve para representar uma operação comercial. A diferença entre ela e a nota fiscal comum é que ela é utilizada em negociações entre países diferentes!

Veja os casos em que a fatura invoice é OBRIGATÓRIA

A invoice deve ser emitida sempre que houver uma relação comercial internacional. Essa relação pode ser de importação e exportação ou de prestação e contratação de serviços.

No caso da comercialização de produtos, ela deve transitar junto com o item alvo da negociação na nota fiscal exterior.

No entanto, não são todos os casos de transações internacionais que obrigam a emissão da invoice. A fatura é obrigatória somente quando o valor da operação for superior a US$ 3 mil — ou quantia equivalente em qualquer outra moeda.

Se esse for o caso da sua transação, saiba que a não emissão da fatura pode trazer algumas penalidades.

Ainda em situações em que a emissão da fatura invoice não é obrigatória, pode ser que a fiscalização, em casos de suspeita, peça documentos que comprovem a operação. Se isso acontecer, você precisará fazer a invoice para prestar contas.

O descumprimento pode gerar multas!

A análise da documentação é uma das etapas mais importantes em processos de negociação no exterior, principalmente quando se trata de importação e exportação de produtos.

A falta de informações ou até mesmo a emissão errada de um documento como a invoice pode gerar multa de 1% do valor aduaneiro — sendo o mínimo cobrado R$ 500 e, o máximo, 10% do total declarado.

Essas multas podem trazer grandes prejuízos econômicos para o seu negócio e, algumas vezes, até inviabilizar financeiramente a prestação de serviço ou venda de produtos. Por isso, é muito importante cumprir todas as regras e tomar bastante cuidado na hora de preencher o documento, para evitar erros.

Veja agora quando é que a fatura invoice é opcional

Como já falamos, em situações onde o valor da negociação for menor que US$ 3 mil ou valor equivalente em outra moeda, a emissão da fatura invoice não é obrigatória. No entanto, ela é recomendada — afinal, um documento comprobatório pode ser solicitado pela Receita Federal.

Além disso, em todos os casos de transações com o exterior é preciso indicar o código da natureza da operação. Quando você faz a emissão do documento, é preciso que nele conste esse dado. Assim, você evita problemas com os órgãos fiscalizadores.

Quem é o responsável por fazer a invoice, quem compra ou quem vende?

Essa é uma dúvida comum de quem quer saber como funciona a nota fiscal de serviço internacional. Afinal, a invoice deve ser gerada pelo fornecedor ou pelo cliente? A gente responde!

Em todos os casos, a emissão da invoice deve ser feita por quem vendeu o produto ou prestou o serviço. Isso acontece porque, como você já sabe, a Invoice funciona como uma fatura, ou seja, uma forma de cobrar o valor devido pelo cliente.

Portanto, se você tem uma empresa aqui no Brasil e trabalha com clientes fora do país, precisa saber como emitir nota fiscal para o exterior e como preencher uma invoice. Mais para a frente, ainda aqui neste artigo, nós vamos mostrar como você pode fazer isso!

Como o pagamento é realizado? Existem taxas?

O pagamento da invoice deve ser realizado pelo comprador ou cliente depois do recebimento da fatura. Isso pode ser feito via transferência bancária, por meio de bancos tradicionais, ou com a utilização de plataformas especializadas, como a TransferWise, PayPal, Remessa Online, Master Union, entre outras.

As taxas envolvidas são aquelas cobradas pelas instituições para realizar a transação. Isso, como você deve imaginar, varia de acordo com a política de cada organização.

Antes de escolher a plataforma que será utilizada para o pagamento, não deixe de verificar as taxas e tarifas, para não ter nenhuma surpresa.

Em relação aos impostos, não incidem sobre a invoice aqueles estaduais e municipais, como o ICMS e o ISS. Mas você vai precisar pagar outros, como o Imposto Sobre Operações Financeiras (IOF) e o Imposto de Renda.

Na hora de fazer a sua contabilidade, fique de olho no câmbio

Lançar as invoices que você emitiu ou pagou na contabilidade da sua empresa não é difícil. O ponto mais importante é o fechamento do câmbio, que determina o momento da venda da moeda estrangeira para o banco ou para a plataforma responsável pela transação.

Na prática, você deve considerar a taxa de câmbio vigente no dia do recebimento do valor do produto ou serviço — é ela que indica quanto você receberá na moeda nacional.

Mas, para fins de faturamento, o cálculo considera a taxa vigente no dia em que o negócio foi feito.

O ideal é que você conte com a ajuda de um contador experiente para não errar nas contas e evitar problemas com a Receita Federal.