O que é metodologia OKR e qual a importância?

OKR é uma metodologia de gestão facilmente adaptável, é conhecido como modelo de gestão enxuto e de simples aplicação nas empresas, por sua fácil adaptação é um modelo de gestão que garante resultados mais concretos e auxilia no alcance dos resultados mais rapidamente.

Por ser uma metodologia adaptável e simples, proporciona constantes resultados as empresas, que aprendem não somente a trabalhar em equipe, mas a entregar projetos assertivos. O facilitador da aplicação da metodologia OKR é a mensuração das metas e dos objetivos chaves, pois, por ser de fácil medição, a empresa consegue analisar se está no alcance das suas metas ou se necessita de metas mais desafiadoras, proporcionando assim o seu crescimento.

Desenvolvida por Andrew S. Grove, ex-CEO da Intel, a metodologia OKR ficou conhecida após suportar o crescimento exponencial do Google.

Quais as principais características?

Existem algumas características e peculiaridades da metodologia OKR. Veja algumas delas a seguir.

Comunicação

O OKR precisa ser transparente, pois qualquer pessoa na empresa deve ser capaz de ver todos os outros OKRs, não apenas os gerentes. Isso viabiliza uma comunicação mais clara e objetiva, além de maior colaboração entre equipes e setores.

Essa metodologia é uma excelente ferramenta de comunicação interna, pois facilita o alinhamento das expectativas da empresa com os funcionários.

Ciclos curtos

Por via de regra, a metodologia OKR é utilizada por meio de ciclos trimestrais, que viabilizam mudanças mais rápidas de metas. Logo, é recomendável que você trace metas com prazos mais curtos, compartilhando novas metas gerais a cada três meses.

No início, você pode apostar em ciclos de 30 ou 45 dias, a fim de acelerar o feedback e adaptar-se mais rapidamente.

Simplicidade

O criador dessa metodologia, Andy Grove, era a favor de definir poucas prioridades para a empresa, de modo que a probabilidade de atendê-las fosse maior e em pouco tempo. Inclusive, sua forma de trabalhar incluía ciclos de 3 meses.

Por isso, definir poucos objetivos favorece o trabalho em equipe, pois melhora a clareza e a compreensão, aumenta a motivação e melhora a organização do trabalho. Além disso, incluindo esses ciclos de apenas 3 meses, o objetivo nunca é perdido de vista.

Números

Sua metodologia precisa apresentar números, visto que o foco é mensurar resultados para a empresa. O fato é que não há a possibilidade de conquistar os objetivos definidos sem eles.

Além disso, quando o assunto é quantidade, é muito importante que em cada ciclo realizado, um profissional tenha de dois a cinco objetivos e cada um deles precisa apresentar também de dois a cinco KRs (resultados-chave).

Metas mais flexíveis

Para que os objetivos sejam realmente alcançáveis, a metodologia OKR indica que eles devem ser elaborados a partir de um consenso entre as diferentes pessoas das equipes, para considerar os diferentes pontos de vista e negociá-los.

Desse modo, cada profissional tem grande importância, contribuindo com o seu saber a partir da sua experiência e visão, que não tem que coincidir com a posição da pessoa na empresa.

Inclusive, os objetivos determinados precisam ser adaptáveis e flexíveis, uma vez que a cada ciclo trimestral, quando são revisados ​​e medidos, podem sofrer modificações.

Bottom-up e top-down

Fazer a divisão dos objetivos entre bottom-up (da base para o topo) e top-down (do topo para a base) é, sem dúvidas, o melhor modo de envolver e alinhar todos os profissionais na metodologia OKR.

Em outras palavras: aproximadamente 40% dos OKRs serão determinados pelos líderes da organização e os outros 60% pelos outros profissionais envolvidos. São pessoas que se envolvem para realizar esse processo e cada equipe pensa em seus respectivos OKRs.

Os colaboradores começam a compreender os objetivos da empresa, como eles contribuem para os resultados totais e qual é o valor que eles dão à empresa em suas operações do dia a dia.

A metodologia ajuda a todos os profissionais a perceberem o valor real de suas funções. É aí que os colaboradores entendem os objetivos da empresa e sabem como devem contribuir para isso.

Eles definem OKRs ambiciosos para suas equipes ou para eles próprios. O fato é que é uma estratégia eficaz para o engajamento dos funcionários.

Quais são seus benefícios para a empresa?

São inúmeros os objetivos da metodologia OKR, para as empresas que a implementam em sua gestão. Conheça alguns deles!

Promove a colaboração entre diferentes áreas

Frequentemente, seus objetivos englobam iniciativas que alinham vários setores. Vamos imaginar que um Marketplace queira implementar uma nova funcionalidade na sua plataforma.

Na metodologia OKR, as equipes de design, operações e conteúdo deverão trabalhar juntas no lançamento dessa nova funcionalidade. Cada uma dessas equipes provavelmente terá KRs individuais, que contribuem para esse objetivo comum.

Um exemplo também é sobre o setor contábil de uma empresa. É possível unir e alinhar os objetivos traçados de setores de planejamento com esse setor, de forma a oferecer uma melhor gestão financeira e consequentemente, um orçamento empresarial mais acertado e um melhor fluxo de caixa para o negócio.

Aumenta o envolvimento dos profissionais

Os líderes e executivos da empresa definem as metas e, em seguida, equipes ou funcionários individualmente definem os principais resultados, que contribuem para essas metas.

Esse envolvimento entre os profissionais envolvidos no processo de gestão ajuda a incluir colaboradores e fazer com que eles participem do processo de definição de metas.

Eles compreenderão exatamente como seus principais resultados contribuem para seus objetivos de primeiro nível. Isso fará com que seja mais fácil para eles manter os KRs em mente durante todo o ciclo de OKR.

Proporciona tranquilidade e segurança

Devido ao fato de um dos requisitos da metodologia ser a definição de objetivos mensuráveis ​e avaliados, os resultados não dependem de percepções ou avaliações subjetivas, mas sim baseiam-se em dados objetivos e verificáveis.

Oferece mais responsabilidade e autonomia

A definição de metas de baixo para cima (da base para o topo) possibilita que as empresas tirem proveito da sua experiência na linha de frente dos gargalos encontrados, a fim de realizar otimizações.

Uma ótima vantagem dessa metodologia é que os OKRs são estabelecidos de forma colaborativa entre times e líderes. Com isso, todos passam a ser responsáveis pelos seus objetivos e têm mais motivação para conquistá-los.

Quais são os erros mais comuns?

É muito comum acontecerem alguns erros durante a implementação da metodologia OKR. Por isso é muito importante conhecê-los, a fim de evitá-los. Veja alguns deles!

Falta de alinhamento

Como já vimos, os OKRs devem ser devidamente comunicados e alinhados, de forma que toda a organização entenda como contribuir e possa solicitar apoio, se necessário.

Isso distribui melhor os recursos e fornece transparência suficiente, a fim de que toda a empresa ande para a mesma direção. Logo, a falta de alinhamento faz com que todos os objetivos da metodologia sejam perdidos em meio a esse percurso.

Criação de muitos OKRs

Não existem regras específicas sobre quantos OKRs é preciso definir, mas, na prática, tente estabelecer no máximo dez objetivos. é recomendado que cada meta tenha de dois a cinco resultados-chaves associado a ela, dependendo da equipe.

Visto que os OKRs representam objetivos gerais, é aconselhável definir um número razoável de OKRs, que seja possível alcançar em um dado período, como um trimestre ou um ano, por exemplo. Você também deve praticar a definição de OKR tanto com relação à empresa quanto à equipe.

Por exemplo, se o objetivo de sua empresa é ser a melhor solução em sua área, os OKRs de sua equipe de marketing, por exemplo, podem ser “criar uma demonstração de produto a nível mundial e compartilhá-la com um certo número de pessoas”.

Ter muitos OKRs simultâneos pode acabar prejudicando o foco e a eficácia dos colaboradores. É preciso focar em um número limitado de objetivos, para não perder o ritmo.

É muito importante ser capaz de manter a atenção apenas aos que realmente fazem a diferença, aquilo que fará com que a organização chegue mais perto do propósito.

Definição da remuneração e do desempenho dos funcionários pelos OKRs

Alguns empresários e gestores determinam a remuneração e o desempenho dos funcionários com base nos resultados obtidos pelos OKRs. De certa forma, isso poderia ser entendido, mas, na realidade, é um grande erro fazê-lo.

Na verdade, você pode pensar que, ao fazer isso, aumentará a motivação e o desempenho de seus funcionários, mas a armadilha é que você estabelece metas de forma rápida e fácil para provar seu desempenho.

Além disso, pode acontecer que certos obstáculos fora de seu controle, como uma má alocação dos recursos necessários para implementar os OKRs, os torne incapazes de alcançá-los.

Portanto, se você determinar sua remuneração a partir dos OKRs, criará colaboradores frustrados e desinteressados. A determinação da remuneração e do desempenho de seus funcionários não deve depender dos OKRs, pois tal decisão não o beneficiaria em alguns casos.

Utilizar uma mentalidade muito conservadora

No caso de startup, se não houver colaboração de quem irá colocar a metodologia em prática, não adiantará estipular os resultados-chave de cima para baixo. O fato é que implementar a OKR é muito mais do que que objetivos e resultados-chave.

É necessário executá-lo de modo mais transparente e em conjunto. Um método bem comum na implementação é pensar não só nos objetivos, mas também em toda equipe que irá realizar de forma efetiva todas as tarefas.

Em empresas como startups, os colaboradores se juntam com o intuito de determinar em conjunto todos os indicadores. Neste cenário, o gestor tem a função de nortear a empresa e sua equipe define as alternativas para chegar no objetivo final.

Notas muito elevadas

É preciso fazer uma avaliação mais minuciosa dos resultados obtidos e ter muita cautela ao dar notas muito elevadas. Há muitas formas de pontuá-los e cada organização tem a sua.

O recomendado é começar do modo mais fácil, fazendo uso da proporção linear para chegar a todos os resultados-chave obtidos. Cada um deles recebe notas de 0 a 1 ou 0 a 100 e, conforme os conceitos da OKR, já sendo considerado benéfico para a empresa um resultado superior a 0,6 ou 60.

Má alocação de recursos necessários para concluir OKRs

Não cometa o erro de atribuir metas a seus funcionários, sem os recursos certos para alcançá-las. Na verdade, o alcance de OKRs pode exigir recursos financeiros, materiais e humanos.

Ao estabelecer uma meta, pergunte-se se os meios necessários estão disponíveis, para lidar com os obstáculos para alcançá-la. Não adianta definir objetivos e não ter recursos suficientes.

Adicione os OKRs e os recursos necessários, a fim de alcançá-los de forma efetiva. Além disso, evitar a frustração de presenciar o desligamento de seus funcionários, que não podem realizar as atividades como deveriam sem uma alocação real.

Metas SMART

As metas da metodologia OKR não devem ser SMART, pois elas devem ser ambiciosas, desafiadoras e principalmente qualitativas. A verdade é que as metas devem ser específicas, alcançáveis, mensuráveis, realistas e com um tempo limite.

O fato é que as metas SMART subestimam a ambição, focam mais estritamente no desempenho individual e ignoram a importância de discutir metas ao longo do ano.

Para impulsionar a execução da estratégia, os líderes devem, em vez disso, definir metas que sejam frequentemente discutidas, ambiciosas e transparentes.

Como implementar a metodologia OKR?

Agora que você sabe como a metodologia OKR pode ser benéfica para sua empresa e quais erros deve evitar na sua execução, é preciso saber como implementá-la de forma eficaz.

Definir metas e objetivos claros

Metas e objetivos devem ser claros, objetivos e mensuráveis. A partir deles, deve ser possível o desdobramento em iniciativas que profissionais ou equipes possam executar de modo independente.

Os objetivos precisam ser qualitativos e inspiradores, uma vez que o atingimento das metas contribuirá para esse objetivo maior do time ou da empresa.

Estabelecer prazos mais curtos

É recomendado estabelecer os objetivos em prazos curtos e em etapas, até que todos estejam confortáveis ​​e adaptados com a metodologia.

Além disso, uma ótima forma de incentivar a equipe e dar feedback com o passar do tempo é determinar OKRs trimestrais, a fim de que todos possam sugerir melhorias e ganhar pontos pelo esforço.

Os objetivos dos OKRs não podem ser tão longos, pois isso torna o processo difícil e prejudica sua eficiência. Com isso em mente, estabeleça prazos razoavelmente curtos, pois ajudará a manter um senso de urgência para sua execução.

Seguindo essa dica, é muito difícil que a equipe não se entusiasme com a missão de cumprir as metas estabelecidas.

Não confundir esforços e resultados

Para implementar a metodologia OKR, é muito importante não confundir esforços e resultados. Pode ter sido feito o máximo de esforço na missão, mas o que deve ser analisado são os resultados conquistados com isso.

Caso todos estejam trabalhando duro e os resultados não estiverem aparecendo, provavelmente algo está errado. É por isso que é tão importante focar nas métricas.

Deixar os OKRs à vista

Uma das principais características da metodologia OKR é o seu caráter público. Em algumas organizações, é possível notar que os OKRs estão ocultos. É um grande equívoco pensar que, ao ocultar os OKRs, alguns funcionários se concentrarão melhor nas funções.

Ao fazer isso, você está impedindo a comunicação entre seus funcionários, que poderiam se ajudar para atingir esses objetivos traçados pela empresa. É essencial que os OKRs sejam públicos por meio de um aplicativo, por exemplo.

Assim, ele servirá como uma plataforma apropriada na qual todos possam ter acesso aos OKRs e darem sua contribuição para o cumprimento das metas.

Acompanhar os resultados constantemente

O acompanhamento dos resultados deve ser constante, tanto com relação aos prazos mais curtos quanto para garantir a eficiência do trabalho. Avaliar os resultados obtidos semanalmente é uma ótima solução, pois permite ajustes rápidos.

Sendo assim, os OKRs conseguem cumprir seu maior objetivo, que é servir de coordenadas da organização e vincular a estratégia à tática. É por isso que é crucial definir o dia específico da semana e fazer atualizações de OKRs, a fim de criar uma constância e regularidade no processo.

Lembrando que essas atualizações, por serem feitas em prazos menores, não demandam muito do tempo dos profissionais envolvidos. Além disso, o acompanhamento dos resultados une sua equipe às principais prioridades, o que é muito benéfico para todos.

Tenha um cronograma claro e nomeie um responsável

Como ocorre em qualquer mudança organizacional, é essencial deixar alguém liderar o projeto. Um embaixador deve ser nomeado responsável pela implementação do OKR e também a pessoa dentro da organização responsável por esclarecer as dúvidas que surgirem.

Também é importante ter um cronograma claro, não apenas para a implementação do OKR, mas para o processo de execução dele — isso garante que todos saibam o que esperar dessa mudança. Estabelecer esse cronograma ajudará a obter a adesão dos colaboradores.

Gerar relatórios e discutir os resultados

Tanto para manter todos no mesmo caminho quanto para medir os resultados é muito importante gerar relatórios periódicos e demonstrações contábeis, por exemplo.

Com esses resultados, é possível sentar com toda a equipe e discutir o que já foi conquistado, os benefícios alcançados e as dificuldades ao longo de sua jornada, baseados em dados que os comprovem.

Por fim, agora você sabe como a metodologia OKR é importante para sua empresa e como implantá-la de forma acertada. Esse método de realizar gestão é um ótimo meio de gerenciar uma organização de modo ágil e simples, sendo uma ferramenta muito eficaz de alinhamento e comunicação do negócio.

No momento em que todos entendem e se adaptam a esse método, os resultados tendem a aumentar.